【著作紹介】こんなときどうする？自治体の公文書管理～実際にあった自治体からの質問３６

 

教員メッセージ

　最近、内閣総理大臣が主催する「桜を見る会」の招待名簿の廃棄が問題になっていますが、これは公文書管理の問題です。
国においては、森友学園をめぐる決裁文書の改ざん、防衛省の南スーダン派遣施設隊日報問題、消えた年金記録問題など、多数の不適切な公文書管理事例が報告されています。

しかし、同様の問題は、地方公共団体においても起こっていますし、今後も起こり得ます。

地方公共団体には、公文書等の管理に関する法律34条により、同法の趣旨にのっとり、その保有する文書の適正な管理に努める義務が課されています。
しかし、これが十全に果たされている地方公共団体は、決して多くありません（同法の適用を受ける国ですら、その趣旨にのっとっているかどうかは疑問ですし……）。

本書は、地方公共団体における適正な公文書管理を実現するべく、22回の研究会を積み重ねた成果として刊行されました。
主な読者としては、地方公共団体の職員を想定していますが、大学生でも理解できる内容になっていると思います。
特に、地方公務員を目指す方にとっては、将来の自らの所属先において、「国のような不適切な公文書管理を防ぐためにどうすればよいか？」を考えるための材料が満載の本になっていますので、ご一読いただければ幸いです。

目次

第１章 地方自治体における「公文書管理」とは

１ 公文書管理の意義
２ 公文書管理をめぐる主な問題事例
３ 適切な公文書管理の必要性
４ 地方公共団体において管理すべき「公文書」とは

第２章 公文書管理の仕組みづくり

Ｑ１ 文書のライフサイクル管理とは何ですか？
Ｑ２ 文書の分類はどのようにすればよいのでしょうか。
Ｑ３ 公文書の円滑な評価選別を実施するために中間書庫（中間庫）が必要だという話を聞きました。中間書庫（中間庫）とはどのような設備でしょうか？
Ｑ４ 公文書等の管理状況の点検はどうやればよいでしょうか。
Ｑ５ 公文書等の管理状況の監査（内部点検）はどうやればよいでしょうか。
Ｑ６ 公文書の管理に関する研修は必要ですか？ 研修の対象・内容はどのようにすればよいのですか？
Ｑ７ 文書管理の専門職とは何ですか？
Ｑ８ 国には公文書管理委員会が設置されていますが、地方公共団体でも設置する必要があるのですか？
Ｑ９ 文書管理にかかわる業務のうち、外部委託を行うことができる業務にはどんなものがありますか？
Ｑ10 公文書管理条例の制定はなぜ進めなければならないのですか？
Ｑ11 公文書管理条例の対象となる機関にはどのようなものがありますか？
Ｑ12 公文書管理条例の対象となる文書にはどのようなものがありますか？
Ｑ13 公文書等の管理について、どの程度まで条例で定める必要があるのですか？
Ｑ14 地方公共団体の文書管理について、国から統一的な指示は出ないのですか？
Ｑ15 公文書管理条例を制定した地方公共団体においては、何がきっかけとなり、誰が主導して制定に至っているのでしょうか。
Ｑ16 公文書管理条例はどのような手順を経て制定すればよいでしょうか。
Ｑ17 公文書管理条例の制定に当たり、先進的な取組みをした事例はありますか？
Ｑ18 公文書管理条例の制定に先立ち、有識者会議を設置した例はありますか？
Ｑ19 既存の公文書管理条例の特徴を教えてください。
Ｑ20 公文書管理条例を制定する場合、既存例規との関係についてどのような点に注意したらよいのでしょうか。
Ｑ21 公文書管理条例を制定する場合、既に管理している文書についても遡及適用されるのでしょうか。
Ｑ22 公文書管理条例を制定している地方公共団体で文書管理システムを導入している場合の、条例とシステムとの関連付けを教えてください。
Ｑ23 都道府県と市町村が文書管理システムを共同開発・共同利用している例はありますか？
Ｑ24 インターネットを利用して行政情報公開等のサービス向上に努めたい場合、どうしたらよいでしょうか。
Ｑ25 公文書管理の電子化は、どのように進められているのですか？

第３章 特定歴史公文書等の管理

Ｑ26 永年保存の現用文書と、公文書館等で永久保存する非現用文書（以下「歴史公文書等」といいます）の峻別をどう考えればよいでしょうか。
Ｑ27 特定歴史公文書等にすべき文書を評価選別するための留意点や基準などはありますか？
Ｑ28 地方公共団体が設置する公文書館（地方公文書館等）は、法律上どのような性格を持つのでしょうか。
Ｑ29 公文書館とはどんな機能や設備を備えた施設なのでしょうか？
Ｑ30 財政的にも、人員的にも公文書館を設置する余裕がない場合、どのように対処すればよいのでしょうか。
Ｑ31 特定歴史公文書等の管理は、すべて「公文書館等」の機関で主管しなければいけないのでしょうか。
Ｑ32 寄贈・寄託文書も「特定歴史公文書等」として条例の対象文書とすべきでしょうか。
Ｑ33 永久保存の決定を一度したら、一切見直しができないのでしょうか。永久保存のための環境整備が難しい場合、どうすべきでしょうか。
Ｑ34 特定歴史公文書等の利用について「時の経過を考慮する」とか、「30年原則がある」と聞きました。30年経ったら、すべての文書を利用提供することになるのでしょうか。
Ｑ35 特定歴史公文書等について、個人情報の保護はどのようにすればよいのでしょうか。
Ｑ36 特定歴史公文書等を利用に供するに際して、著作権法上の問題はありますか？

参考資料

1 公文書管理条例見出し一覧表
2 地方公文書館等一覧表
3 年表－公文書管理制度と国・地方の公文書館等に関する主な動き－
4 研究会構成員

事項索引 

［著者］　早川　和宏（ハヤカワ　カズヒロ）

関連リンク

東洋大学研究者情報データベース(早川和宏教授)
動画で見るWeb体験授業　公文書管理―誰のため、何のため？―
法学部ゼミ紹介（早川ゼミ）