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卒業生証明書発行(通学課程):理工学部、総合情報学部、工学部

Issuance of Certificates after Graduation

Various certificates can be applied for by visiting the Academic and Student Affairs Section on the Kawagoe Campus or by sending an application by post. Applications by phone, FAX or email cannot be accepted.

  To protect personal information, the applicant is requested to show (or, when applications are made by post, enclose a photocopy of) his/her ID to prove that he/she is the alumnus/alumna for  whom a certificate is being applied for, at the time of certificate issuance.
  If someone other than the alumnus/alumna (applicant) for whom a certificate is being applied for (hereinafter, “the proxy”) apply in place of the applicant, the proxy is requested to show a letter of proxy from the applicant, the applicant’s ID (or its photocopy), and the proxy’s own ID. (When application is made by post, the letter of proxy, a photocopy of the applicant’s ID, and a photocopy of the proxy’s ID must be enclosed with the application documents.)

Please note that no certificates can be issued unless the above-designated documents are shown or submitted.

Acceptable ID

Acceptable ID are listed below. Applicants (and proxies) are requested to show (or send a photocopy of) one of them.

  • Driver’s license
  • Passport
  • Health insurance card
  • Individual Number Card
  • Basic Resident Registration Card
  • Residence Card

* Application for a certificate concerning an alumnus/alumna whose name has been changed after graduation requires the applicant to submit an official (overall or partial) copy of his/her family register in addition to any of the above-designated documents. (An official copy of proxy’s family register is not necessary.) Please note, however, that certificates will be issued under the name at the time of graduation. (The name shown on certificates cannot be changed to the current name.)

* For applicants who have changed their last name after graduation, in addition to the required identification documents, one of the following documents is necessary (not required for identification of the proxy): The original copy (photocopy not accepted) of the applicant’s family register (or extract), the applicant’s “My Number” card, the original copy of the applicant’s Residence Card (photocopy not accepted), or the applicant’s driver’s license  that contains the applicant’s previous name. Please note that certificates will be issued with the applicant’s name at the time of graduation (certificates cannot be issued with the applicant’s current name).

* For applicants who have changed their first name after graduation, in addition to the required identification documents, the original copy (photocopy not accepted) of the applicant’s family register (or extract) is also required (not required for identification of the proxy).

* You must show (or send a photocopy of) your ID every time you apply for certificates.

* If you are to send a photocopy of an Individual Number Card as an ID, photocopy only the front side of the card because the card holder’s Individual Number is shown on the back side of the card.

1. How to apply at the counter

   Issue the designated application form using a certificate-issuing machine on the Kawagoe Campus, fill it in, and submit it together with the following documents at the counter of the Academic and Student Affairs Section.

Necessary document

Application by an alumnus/alumna

Application by a proxy

ID of the applicant (alumnus/alumna) (or its photocopy if a proxy is applying)

ID of the proxy

-

Letter of proxy [PDF format: 113 KB]

Print out the letter form and fill it in.
If you cannot print it out, write the following information on any sheet of paper.

  • Declaration of the applicant’s intention to request the proxy to make the application in his/her place, together with the applicant’s signature and seal
  • If the applicant wishes to have his/her personal information not registered in the alumni data,* declaration of his/her wish

* For details about the alumni data, see “4. Other.”

-

2. How to apply by post

  Send the following documents to the Academic and Student Affairs Section by post.

Necessary document

Application by an alumnus/alumna

Application by a proxy

Request for Issuance of Certificates [PDF format: 253 KB]

Print out the letter form and fill it in.
If you cannot print it out, write the following information on any sheet of paper.

If you need to have your enrollment period certified in order to receive a pension or for other purposes, have a Certificate of Graduation issued for a fee.
(The Certificate of Graduation also indicates the enrollment period.)
* Please note that the Certificate of Enrollment Period issued by Toyo University is intended to certify the enrollment period of a former student who withdrew (or was expelled) from the University.

Necessary information

  • Names of the faculty, department and course from which the applicant graduated
  • Student ID number (If you have forgotten your student ID number, indicate that fact.)
  • Name (with its katakana transliteration)
  • Date of birth
  • Year and month of graduation
  • Contact address and phone number (at which the applicant can be reached during the Academic and Student Affairs Section’s office hours)
  • Name of the necessary certificate and the necessary number of its copies
  • Use (only if you are applying for the Certificate of Academic Standing or any certificates in English)
  • Where the certificate will be submitted (only if you are applying for the Certificate of Academic Standing or any certificates in English)
  • Name in alphabetical letters (just as shown on the passport; only if you are applying for any certificates in English)
  • If the applicant wishes to have his/her personal information not registered in the alumni data,* declaration of his/her wish

* For details about the alumni data, see “4. Other.”

Return envelope

Envelope larger than 23.5 × 12 cm, with the address and name of the recipient written and a postage stamp affixed
* Please note that postage was revised on October 1, 2019.

Fee

Only postal money orders are accepted. Cash or postage stamps are not accepted.
* Postal money orders are available at Japan Post Bank branches and at savings counters at post offices.
* Be sure to check that the amount is exact before you enclose the postal money order. Please note that the Academic and Student Affairs Section cannot give you change.

Photocopy of an ID of the applicant (alumnus/alumna)

*For applicants who have changed their last name after graduation, in addition to the required identification documents, one of the following documents is necessary (not required for identification of the proxy): The original copy (photocopy not accepted) of the applicant’s family register (or extract), the applicant’s “My Number” card (a photocopy of only the front of the card), the original copy of the applicant’s Residence Card (photocopy not accepted), or the applicant’s driver’s license (a photocopy of the front and back of the card) that contains the applicant’s previous name. Please note that certificates will be issued with the applicant’s name at the time of graduation (certificates cannot be issued with the applicant’s current name).

*For applicants who have changed their first name after graduation, in addition to the required identification documents, the original copy (photocopy not accepted) of the applicant’s family register (or extract) is also required (not required for identification of the proxy).

* In the case of the Individual Number Card, photocopy only its front side.
* In the case of the Residence Card, photocopy both sides.

Photocopy of the proxy’s ID

* In the case of the Individual Number Card, photocopy only its front side.
* In the case of the Residence Card, photocopy both sides.

-

Letter of proxy [PDF format: 113 KB]

Print out the letter form and fill it in.
If you cannot print it out, write the following information on any sheet of paper.

  • Declaration of the applicant’s intention to request the proxy to make the application in his/her place, together with the applicant’s signature and seal
  • If the applicant wishes to have his/her personal information not registered in the alumni data,* declaration of his/her wish

* For details about the alumni data, see “4. Other.”

-

3. Fees

Certificate type

Fee

Certificate type

Fee

Certificate of Graduation (in the University’s designated format)

200 yen

English Certificate of Graduation

500 yen

Academic Transcript (in the University’s designated format)

200 yen

English Academic Transcript

1,000 yen

Character Certificate (in the University’s designated format)

200 yen

Certificate of Academic Standing
(former Certificate of Earned Credits Necessary for Teaching Certificate)

300 yen

* The fee amounts shown here are unit amounts for one copy of a certificate as of April 1, 2019. For information about certificates other than the above-listed ones, consult the Academic and Student Affairs Section.

* The Fee for the Certificate of Graduation, Academic Transcript or Character Certificate in a format other than the University’s designated format is 300 yen.

* The fee for any type of certificate (in Japanese) concerning non-matriculated students is 300 yen.

* To have the University certify the enrollment period of a former student who withdrew (or was expelled) from the University, apply for the Certificate of Enrollment Period (300 yen).

* The fee for any kind of Certificate of Academic Standing is 300 yen.

4. Other

  1. While the Certificate of Graduation and Academic Transcript (in Japanese) can be issued on the same day as application, issuance of other certificates requires about one week after application is accepted. Apply as early as possible so that you can receive the certificate in good time. (The above-specified lengths of periods do not include days needed for mailing in the case of application by post.)
  2. If certificates must be issued in designated forms, be sure to bring (or, when applications are made by post, enclose) the designated forms at the time of application.
  3. The Character Certificate can be issued only within three years after graduation.
  4. If you are applying for the Certificate of Academic Standing, clearly indicate whether the certificate must comply with the latest, previous or older revision of the Educational Personnel Certification Act, and the names of courses in which your academic standing must be certified (“junior high school mathematics,” “senior high school mathematics,” etc.).
  5. If you want the issued certificate to be sent in a sealed envelope with the university’s official stamp over the back flap, request the section in charge to do so. (If you apply by post, clearly write your request.)
  6. The personal information that applicants offer to us will be registered in the alumni data with the consent of the applicants. The alumni data is managed and safeguarded appropriately and used within the scope necessary for the Toyo University Incorporated Educational Institution to contact alumni. The alumni data will be never used for other purposes. After certificates are issued, ID copies submitted by the applicants will be destroyed under the University’s responsibility.

5. Contact for application and inquiries

Academic and Student Affairs Section, Kawagoe Campus Office, Toyo University

2100 Kujirai, Kawagoe City, Saitama Prefecture 350-8585

Tel. +81 (0)049-239-1312

(For inquiries to campuses other than the Kawagoe Campus, click here.)

[Office hours]

Monday to Friday: 9301300; 14001645
Saturday: 9
301245

* The office hours are subject to change soon after the academic year starts or during students’ breaks. Be sure to check information offered on the University’s website in advance.

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卒業後の証明書発行について

各種証明書の発行は、川越キャンパス教学課窓口または郵送でお申込みいただけます。電話、FAX、E-mailによるお申込みは受け付けできません。

個人情報保護のため、証明書発行の際に請求者がご本人であることを確認するために、身分証明書類を提示(郵送申込の場合はコピーの同封)が必要です。
また、本人以外の方(以下、代理人)が申請する場合には、委任状及び請求者本人の身分証明書類(コピー可)と、代理人の方の身分証明書類の提示(郵送申込の場合はコピーの同封)が必要になります。

上記の書類がない場合、証明書を発行することができませんので予めご了承ください。

証明書発行にかかる期間については、4.その他 をご確認の上、期間に余裕を持ってお申込みください。

身分証明書類について

身分証明書類は、下記の5つが有効となります。

  • 運転免許証
  • パスポート
  • 健康保険被保険者証
  • 個人番号カード
  • 住民基本台帳カード
  • 在留カード

※卒業時から「改姓」した場合は、本来必要な身分証明書に加え、下記からいずれか1つが必要です(代理人の身分証明には不要)。

  • 旧姓(旧氏)が併記された戸籍抄(謄)本(原本、コピー不可)
  • 旧姓(旧氏)が併記された住民票(原本、コピー不可)※1
  • 旧姓(旧氏)が併記された個人番号カード※1
  • 旧姓(旧氏)が併記された運転免許証※2

  ※1「住民票、個人番号カード等への旧氏の併記について」は総務省のこちらのページをご覧ください。
  ※2「運転免許証への旧姓併記について」は警察庁のこちらのページをご覧ください。
ただし、証明書は卒業時の氏名での発行となります(申請時の氏名では発行できません)。

※卒業時から「改名」した場合は、本来必要な身分証明書に加え、「戸籍抄(謄)本(原本、コピー不可)」が必要です(代理人の身分証明には不要)。
ただし、証明書は卒業時の氏名での発行となります(申請時の氏名では発行できません)。

※身分証明書類は、お申し込みごとに提示(郵送申込の場合はコピーの同封)が必要となります。

※身分証明書として個人番号カードのコピーを郵送する場合は、裏面にマイナンバーが記載されているため、表面のみをコピーして郵送してください。

1.窓口での申込方法

川越キャンパス内の証明書発行機で所定の申込用紙を出力し必要事項を記入のうえ、以下の書類と合わせて教学課窓口へ提出してください。 

必要書類 本人
申込
代理人
申込
請求者本人の身分証明書類(代理人申込の場合、コピーでも可)
代理人の身分証明書類 -

委任状 [PDFファイル/113KB]

プリントアウトして必要事項を記入してください。
プリントアウトできない場合は、任意の用紙に以下の事項を記載してください。

  • 請求者本人が署名・押印し代理人に委任する旨
  • 個人情報の卒業生データ(※)への登録を許諾しない場合はその旨

※卒業生データについては、4.その他 を参照ください。

-

2.郵送での申込方法

次の書類を教学課へ郵送してください。

必要書類 本人
申込
代理人
申込

証明書発行願 [PDFファイル/253KB]

プリントアウトして必要事項を記入してください。
プリントアウトできない場合は、任意の用紙に下記必要項目を記入してください。

年金受給等のため在籍期間のわかる証明書をお求めの方は卒業証明書をご購入ください。
(卒業証明書にも在籍期間の記載有)
※本学における在籍期間証明書は退学された方(除籍の方を含みます)を対象としておりますのでご注意ください。

必要項目

  • 卒業学部・学科・専攻
  • 学籍番号(失念の場合は不明と記入してください。)
  • 氏名(フリガナを付記して下さい)
  • 生年月日
  • 卒業年月
  • 現住所・連絡先電話番号(窓口取扱時間内に連絡できるもの)
  • 必要な証明書の種類および枚数
  • 用途(学力に関する証明書・英文証明書の場合のみ)
  • 提出先(学力に関する証明書・英文証明書の場合のみ)
  • 英字氏名(英文証明書の場合のみでパスポート記載のもの)
  • 個人情報の卒業生データ(※)への登録を許諾しない場合はその旨

※卒業生データについては、4.その他 を参照ください。

返信用封筒

返信先の住所・氏名を記載し切手を貼付した、長3<タテ23.5cm×ヨコ12cm>以上のもの。
※2014年4月1日より郵便料金が改定されていますのでご注意ください。

手数料

郵便定額小為替のみの取扱いとなります。現金・切手は受付できません。
※郵便定額小為替は、ゆうちょ銀行または郵便局の貯金窓口で購入可能です。
過不足がないよう金額をよく確認のうえ同封してください。お釣りの用意はできかねますので注意してください。

請求者本人の身分証明書類のコピー

※「個人番号カード」の場合は、表面のみをコピーしてください。

※「在留カード」は両面をコピーしてください。

※卒業時から「改姓」した場合は、本来必要な身分証明書に加え、下記からいずれか1つが必要です(代理人の身分証明には不要)。

  • 旧姓(旧氏)が併記された戸籍抄(謄)本(原本、コピー不可)
  • 旧姓(旧氏)が併記された住民票(原本、コピー不可)※1
  • 旧姓(旧氏)が併記された個人番号カード(表面のみコピー)※1
  • 旧姓(旧氏)が併記された運転免許証(両面のコピー)」※2

  ※1「住民票、個人番号カード等への旧氏の併記について」は総務省のこちらのページをご覧ください。
  ※2「運転免許証への旧姓併記について」は警察庁のこちらのページをご覧ください。
ただし、証明書は卒業時の氏名での発行となります(申請時の氏名では発行できません)。

※卒業時から「改名」した場合は、本来必要な身分証明書に加え、「戸籍抄(謄)本(原本、コピー不可)」が必要です(代理人の身分証明には不要)。
ただし、証明書は卒業時の氏名での発行となります(申請時の氏名では発行できません)。

代理人の身分証明書類のコピー

※「個人番号カード」の場合は、表面のみをコピーしてください。
※「在留カード」は両面をコピーしてください。

-

委任状 [PDFファイル/113KB]

プリントアウトして必要事項を記入してください。
プリントアウトできない場合は、任意の用紙に以下の事項を記載してください。

  • 請求者本人が署名・押印し代理人に委任する旨
  • 個人情報の卒業生データ(※)への登録を許諾しない場合はその旨

※卒業生データについては、4.その他 を参照ください。

-

3.手数料

証明書種類 手数料 証明書種類 手数料
卒業証明書(本学書式) 200円 英文卒業証明書 500円
成績証明書(本学書式) 200円 英文成績証明書 1,000円
人物証明書(本学書式) 200円 学力に関する証明書
(旧:教育職員免許状単位修得証明書)
300円

※手数料は1通あたりの単価で、2014年4月1日現在のものです。上記以外の証明書については、教学課窓口にお問い合わせください。

※本学書式以外の卒業証明書・成績証明書・人物証明書は300円となります。

※科目等履修生時の諸証明書(和文)は一律300円となります。

※退学された方(除籍の方を含みます)の在籍証明は、「在籍期間証明書」(300円)となります。

※学力に関する証明書は一律300円となります。

4.その他

  1. 「卒業証明書」「成績証明書」(和文)は即日発行できますが、その他の証明書は受付から発行までに約1週間かかりますので、期間に余裕を持ってお申込みください(郵送申込の場合、郵送にかかる日数は除きます)
  2. 証明書の指定用紙がある場合は、必ず持参(郵送申込の場合は同封)してください。
  3. 「人物証明書」の発行は、卒業後3年間を限度とします。
  4. 学力に関する証明書の場合、新法・旧法・旧々法いずれの適用かを明記し、証明する教科(中学数学・高校数学など)を明記してください。
  5. 証明書の厳封を希望される場合は、その旨を担当窓口へお伝え(郵送申込の場合は明記して)ください。
  6. いただいた個人情報は、ご本人の承諾を得た上で卒業生データへ登録いたします。卒業生データは、適正な管理・保護に努めるとともに、学校法人東洋大学からの連絡に必要な範囲で使用し、それ以外の用途に使用することはありません。ご提出いただいた身分証明書類は、証明書発行後責任を持って破棄します。

5.申込み・問い合わせ先

〒350-8585 埼玉県川越市鯨井2100

東洋大学

川越事務部教学課
TEL:049-239-1312

(川越キャンパス以外の方はこちら


[窓口取扱時間]
月曜日~金曜日:9時30分~13時00分 14時00分~16時45分
土曜日:9時30分~12時45分

 ※新年度当初や学生休暇期間中は窓口取扱時間が変更になります。本学ホームページに案内を掲載しますので、事前に必ずご確認ください。

  • 2020年3月の窓口取扱時間はこちら
  • 2020年4月の窓口取扱時間はこちら