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卒業生証明書発行(通学課程):文学部・経済学部・経営学部・法学部・社会学部・国際地域学部

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平成29年8月と9月は、証明書発行に関する取扱日時(窓口取扱時間・証明書発行機取扱時間)が変更となりますのでご注意ください。

詳細はこちらをご覧ください。

Issuance of Certificates after Graduation

Requests for certificates may be submitted by mail or in person at the Education Affairs Section of Each Faculty on Hakusan Campus.  Please note that requests cannot be made through telephone, fax or e-mail.

[   Important   ]

For the purpose of protecting personal information, Toyo University requires applicants for certificates to present certain documentation to verify their identity when issuing certificates (or to enclose a photocopy of their identification when applying via postal mail). If a person other than the applicant (“proxy”) files an application, it is necessary to present a letter of proxy, identification of the applicant (photocopy acceptable), and identification of the proxy (in the case of application via postal mail, photocopies of identification of the applicant and proxy need to be enclosed). If any of the required documents are missing, your requested certificate will not be issued.

 

About Identification Documents

For identification, prepare one of the following documents.

Driver’s License , Passport , Health Insurance Card , “My Number” Card , Basic Resident Register Card , Residence Card

* Identification must be presented each time an application for certificates is submitted (a photocopy of identification must be enclosed when applying by mail).

* When mailing a photocopy of a “My number” card as identification, since the individual number is printed on the back of the card, make a photocopy of only the front of the card and send it to the appropriate office.

* For an applicant who changed his/her last or first name after graduation, in addition to one of the above-listed identification documents, an original copy (photocopy not accepted) of his/her family register (or extract) is also required (not required for identification of the proxy). Please note that certificates will be issued with the applicant’s name at the time of graduation (certificates cannot be issued with the applicant’s current name).

 

1. How to apply at the office

Print an application form from a certificate-issuing machine on Hakusan Campus. Submit the completed form together with the following required documents to the Education Affairs Section of the Faculty from which the applicant graduated.

Required Documents

Application by applicant

Application by proxy

Identification of the applicant (a photocopy is acceptable if the application is filed by a proxy)

Identification of the proxy

A letter of proxy

Print a letter of proxy form the Toyo University website and fill in the necessary information.

* If the letter of proxy form cannot be printed out, a letter of proxy may be prepared in any format, as long as it contains the applicant’s signature and seal and a description to the effect that the applicant entrusts application to the proxy.

* If the applicant does not want his/her personal information to be registered in the alumni database, indicate to that effect in the letter of proxy.

 

2. How to apply by postal mail

Send the following documents by post to the Education Affairs Section of the Faculty from the applicant graduated.

Required Documents

Application by applicant

Application by proxy

Request for Issuance of Certificates (Application Form)

Please download and print an application form from the Toyo University website, and fill in the necessary information.

* If you cannot print the application form, write all the required information listed below on an appropriate sheet of paper.

 

a. Faculty/Department/Course you graduated from

b. Daytime or Evening Course

c. Student ID number

d. Name (with furigana attached)

e. Date of birth

f. Year and month of graduation

g. Current address and phone number (reachable during office hours)

h. Types of certificates and number of copies required

i. Purpose of use (only when requesting Certificate of Academic Standing or English-version certificate)

j. Organization to which the certificate will be submitted (only when requesting Certificate of Academic Standing or English-version certificate)

k. Name in English (as printed on passport; only when requesting English-version certificates)

* If you do not want your personal information to be registered in the alumni database, indicate to that effect.

Return envelope

Please enclose a self-addressed stamped envelope.

* Enclose an envelope (23.5 cm high x 12 cm wide) or larger.

* If you wish your certificate to be placed in a sealed envelope, enclose an envelope (33.2 cm high x 24 cm wide) or larger.

Issuing fees

Only fixed-amount postal money order of Japan Post Bank (Teigaku kogawase) is acceptable. Cash or stamps are not accepted.

* Be sure to enclose a postal money order in the exact amount, neither too much nor too little.

* No need to fill out the postal money order.

A Photocopy of identification of the applicant

* In the case of “My number” card, make a copy of only the front of the card.

* In the case of residence card, make copies of both front and back sides of the card.

A photocopy of identification of the proxy

*In the case of "My number"card,make a copy of only the front of the card. 

* In the case of residence card, make copies of both front and back sides of the card.

A letter of proxy

Print a letter of proxy form from the Toyo University website and fill in the necessary information.

* If the letter of proxy form cannot be printed out, a letter of proxy may be prepared in any format, as long as it contains the applicant’s signature and seal and a description to the effect that the applicant entrusts application to the proxy.

* If the applicant does not want his/her personal information to be registered in the alumni database, indicate to that effect in the letter of proxy.

 

3. Fees

Type of certificate

Fee

Type of certificate

Fee

Certificate of Graduation

 (University-designated format)

200 yen

Certificate of Graduation in English

500 yen

Academic Transcript

 (University-designated format)

200 yen

Academic Transcript in English

1,000 yen

Character Reference (Jinbutsu Shomeisho)

(University-designated format)

200 yen

Certificates of Acquisition of Credits for Various Qualifications

(Social Education Director, Social Work Officer, Curator, Certified Social Worker, Librarian, School Librarian Teacher, etc.)

300 yen

Certificate of Academic Standing

(former Certificate of Acquisition of Credits for Educational Personnel Certification)

300 yen

per subject

* Fees indicated above are on a per copy basis, as of April 1, 2017.

* For certificates other than those listed above, contact the Education Affairs Section of the relevant faculty.

* For Certificate of Graduation, Academic Transcript and Character Reference in a format other than the University-designated format, you will be charged 300 yen per copy.

* In the case of non-matriculated students, a fee of 300 yen will be charged uniformly for any certificates in Japanese.

* For Certificate of Academic Standing, when the “Shimpou”(新法) is applied, the fee is 300 yen per subject; when the “Kyuhou”(旧法), or the “Kyukyuhou”(旧々法) is applied, the fee is uniformly 300 yen regardless of the number of subjects (however, for a certificate for special needs education, the fee of 300 yen is separately required).

 

4. Number of days required for issuance

The number of days required for issuance depends on the type of certificate. So please make an application well in advance.

● Certificate of Graduation (Japanese) / Academic Transcript (Japanese): On the same day

● Certificates other than above: About one week

* In the case of application by postal mail, please allow additional time for mail delivery.

* Note that it may take longer to issue certificates during long school holiday periods and the University festival period.

 

5. Others

(1) If there is a specified form for certification, be sure to bring it to the office (enclose it in the case of application by postal mail).

(2) A Character Reference can be issued only to those who submitted a Character Report (Jinbutsu Chosasho) while enrolled in the University.

Please note that the Character Report is valid for three years after graduation.

(3) In the case of academic transcript, indicate the applied law (“Shimpou”, “Kyuhou”, or “Kyukyuhou”) and the subject (Lower Secondary Social Studies, Upper Secondary Civics, etc.).

(4) If you would like your certificates to be placed in sealed envelopes, please indicate so in the application form. Certificates will be supplied in sealed envelopes prepared by the University.

If you have a specific request for how certificates should be sealed in envelopes (e.g. one certificate per sealed envelope), please clearly indicate your request.

When you apply via postal mail, be sure to indicate your request about envelope sealing in the relevant section on the application form. When you apply at the office, please also communicate your request directly to the person receiving your application.

(5) Your personal information provided for identification purposes will be registered in the alumni database, upon your approval.

The personal data of alumni will be handled and managed appropriately and will be used only for the purpose of Toyo University contacting you. All submitted identification documents will be shredded and discarded after issuance of certificates.

 

6.  Application / Inquiries

5-28-20 Hakusan, Bunkyo-ku, Tokyo 112-8606

Education Affairs Section for Each Faculty (Letters, Economics, Business Administration, Law, Sociology, Global and Regional Studies / International Tourism Management), Education Affairs Office, Toyo University

Tel: 03-3945-7225

[Office Hours]

Mon.- Fri. 9:30 – 13:00  14:00 – 20:30
Sat. 9:30 – 12:45, 17:30 – 20:00

 

  • Office hours are subject to change during long school holiday periods. Please check the Toyo University website.

     

卒業後の証明書発行について

 各種証明書は、白山キャンパスの担当窓口または郵送でお申込みください。電話、FAX、E-mailによるお申込みはできません。

 個人情報保護のため、証明書発行の際に請求者が本人であることを証明する、身分証明書類の提示(郵送申込の場合はコピーの同封)が必要です。

 また、本人以外の方(以下、代理人)が申請する場合には、委任状及び請求者本人の身分証明書類(コピー可)と、代理人の身分証明書類の提示(郵送申込の場合はコピーの同封)が必要です。上記の書類がない場合、証明書を発行することができません。

身分証明書類について

 身分証明書類は、下記の証明書のうち、いずれか1つをご用意ください。

  • 運転免許証
  • パスポート
  • 健康保険被保険者証
  • 個人番号カード
  • 住民基本台帳カード
  • 在留カード

※身分証明書類はお申込みの都度、提示(郵送申込の場合はコピーの同封)が必要です。

※身分証明書類として個人番号カードのコピーを郵送する場合は、裏面にマイナンバーが記載されているため、表面のみをコピーして 郵送してください。

※卒業時から改姓・改名した場合は、上記に加え戸籍抄(謄)本(原本、コピー不可)が必要です(代理人の身分証明には不要)。 ただし、証明書は卒業時の氏名での発行となります(申請時の氏名では発行できません)。

1.窓口での申込方法

 白山キャンパス内の証明書発行機で所定の申込用紙を出力し必要事項を記入のうえ、以下の書類と合わせて各学部教務課窓口へ提出してください。

必要書類本人
申込
代理人
申込
請求者本人の身分証明書類(代理人申込の場合、コピー可)
代理人の身分証明書類-

委任状 [PDFファイル/113KB]

プリントアウトして必要事項を記入してください。
プリントアウトできない場合は、任意の用紙に以下の事項を記載してください。

・請求者本人が署名・捺印し代理人に委任する旨

・個人情報の卒業生データ(※)への登録を承諾しない場合はその旨

※卒業生データについては、こちらをご確認ください。

-

2.郵送での申込方法

 次の書類を各学部教務課へ郵送してください。

必要書類本人
申込
代理人
申込

証明書発行願 [PDFファイル/36KB]

プリントアウトして必要事項を記入してください。
プリントアウトできない場合は、任意の用紙に以下の必要項目を記入してください。

年金受給等のため在籍期間のわかる証明書をお求めの方は卒業証明書をご購入ください。
(卒業証明書にも在籍期間の記載有)
※本学における在籍期間証明書は退学された方(除籍の方を含みます)を対象としておりますのでご注意ください。

必要項目

  • 卒業学部・学科・専攻
  • 第1部・第2部の別
  • 学籍番号
  • 氏名(フリガナを付記してください)
  • 生年月日
  • 卒業年月
  • 現住所・連絡先電話番号(窓口取扱時間内に連絡できるもの)
  • 必要な証明書の種類および枚数
  • 用途(学力に関する証明書・英文証明書の場合のみ)
  • 提出先(学力に関する証明書・英文証明書の場合のみ)
  • 英字氏名(英文証明書の場合のみでパスポート記載のもの)
  • 個人情報の卒業生データ(※)への登録を承諾しない場合は、その旨の記載

※卒業生データについては、こちらをご確認ください。

返信用封筒

返信先の住所・氏名を記載し、切手を貼付したものを同封してください。
※郵便料金の改定、封入重量に伴う料金の変更にご注意ください。
※長3<タテ23.5㎝×ヨコ12㎝>以上の封筒をご用意ください。
※厳封を希望する方は、角2<タテ33.2㎝×ヨコ24㎝>以上の封筒をご用意ください。

手数料

郵便定額小為替のみの取り扱いとなります。現金・切手では受付できません。
過不足がないよう、金額を確認のうえ同封してください。
※郵便定額小為替には何も記入しないでください。

請求者本人の身分証明書類のコピー
※「個人番号カード」の場合は、表面のみをコピーしてください。
※「在留カード」は両面をコピーしてください

代理人の身分証明書類のコピー
※「個人番号カード」の場合は、表面のみをコピーしてください。
※「在留カード」は両面をコピーしてください

-

委任状 [PDFファイル/113KB]

プリントアウトして必要事項を記入してください。プリントアウトできない場合は、任意の用紙に以下の事項を記載してください。

・請求者本人が署名・捺印し代理人に委任する旨

・個人情報の卒業生データ(※)への登録を承諾しない場合はその旨

※卒業生データについては、こちらをご確認ください。

-

3.手数料

証明書種類手数料証明書種類手数料
卒業証明書(本学書式)200円英文卒業証明書500円
成績証明書(本学書式)200円英文成績証明書1,000円
人物証明書(本学書式)200円学力に関する証明書
(旧:教育職員免許状単位修得証明書)
1教科
300円
単位修得証明書
(社会教育主事・社会福祉主事・学芸員・社会福祉士・図書館司書・学校図書館司書教諭 他)
300円

※手数料は1通あたりの単価で、2017年4月1日現在のものです。上記以外の証明書については、各学部教務課窓口にお問い合わせください。

※本学書式以外の卒業証明書・成績証明書・人物証明書は300円です。

※科目等履修生の諸証明書(和文)は一律300円です。

※退学された方(除籍の方を含みます)の在籍証明は、「在籍期間証明書」(300円)となります。

※「学力に関する証明書」で新法適用の場合は1教科につき300円、旧法・旧々法適用の場合は教科数に関わらず一律300円(ただし、養護[特別支援]の証明手数料は別途300円必要)です。

4.発行にかかる日数

証明書発行の日数は、以下のとおりです。余裕を持ってお申込みください。

「卒業証明書(和文)」・「成績証明書(和文)」…即日
「上記以外の証明書」…約1週間
※郵送申込の場合、郵送にかかる日数が加わります。
※長期休暇期間や大学祭期間などは発行までの日数が異なる場合がありますので、ご注意ください。

5.その他

  1. 証明書の指定用紙がある場合は、必ず持参(郵送申込の場合は同封)してください。
  2. 「人物証明書」は、在学時に「人物に関する調査書」を提出している方のみ発行できます。ただし、有効期限は卒業後3年間です。
  3. 「学力に関する証明書」の場合、新法・旧法・旧々法いずれの適用かを明記し、証明する教科(中学社会・高校公民など)を明記してください。
  4. 証明書の厳封を希望する場合、大学が用意する厳封用封筒に証明書を厳封したうえで、お渡しいたします。
    希望する場合は、厳封の方法(例:証明書1枚ずつ厳封など)を必ず示してください。
    郵送申込の場合は所定欄に明記、窓口申込の場合は直接お伝えください。
  5. 本人確認のために提示いただいた個人情報は、本人の承諾を得た上で卒業生データへ登録いたします。卒業生データは、適正な管理・保護に努めるとともに、学校法人東洋大学からの連絡に必要な範囲で使用し、それ以外の用途に使用することはありません。提出いただいた身分証明書類は、証明書発行後責任を持って破棄します。

6.申込・問い合わせ先

 〒112-8606 東京都文京区白山5-28-20

  • 文学部…文学部教務課
  • 経済学部…経済学部教務課
  • 経営学部…経営学部教務課
  • 法学部…法学部教務課
  • 社会学部…社会学部教務課
  • 国際地域学部…国際学部・国際観光学部教務課(2017年4月1日より、名称変更)

 TEL:03-3945-7225(各学部教務課共通ダイヤル)

(白山キャンパス以外の方はこちら

窓口取扱時間
  • 月曜~金曜:9時30分~13時00分 14時00分~20時30分
  • 土曜:9時30分~12時45分 17時30分~20時00分

 ※学生休暇期間中・大学祭期間中は窓口取扱時間が変更になりますので、事前に必ずご確認ください。

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